Wirtschaftsinformatik: Grundlagen des Information Engineering

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TP / CM, Kurs vom 01.10.2004 - 31.03.2005

Grundlagen des Information Engineering: Grundlegende Projektstandards (Projekt und Projektsituation, Projektentstehung, Projektziele, Projektplanung, Projektorganisation, Projektdokumentation).

Grundlegende Projektstandards

Projekt und Projektsituation

Projekte sind beispielsweise:

• Gründung eines Unternehmens
• Neubau einer Lagerhalle
• Einführen einer Langfristplanung
• Entwickeln eines neuen Produktes
• Planung und Durchführung von Kundenschulungen
• Umzug des Unternehmens

Kriterien, Merkmale und Rahmenbedingungen für ein Projekt:

• komplexe Aufgabenstellung
• einmalige und neuartige Aufgabenstellung
• zeitlich begrenzt, vorgegebene Termine
• Zeit- und Ergebnisbezogen
• begrenzte Ressourcen
• erfolgskritisch
• risikobehaftete Zielerreichung
• Organisationseinheit-übergreifende Auswirkungen
• eigene Projektorganisation

Projektentstehung

Das Magische Dreieck des Projektmanagement:

1. Qualität in der Praxis:
   • Anforderungen sind nicht eindeutig
   • Ergebnis wird nicht akzeptiert
   • Software wird nicht ausreichend getestet
2. Kosten in der Praxis:
   • Ressourcen sind nicht verfügbar
   • Budget wird überschritten
   • laufend neue Anforderungen
3. Zeit in der Praxis:
   • fehlende Entscheidungen
   • Endtermin wird nicht eingehalten
   • keine Prioritäten

Projektziele

Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener, zukünftiger Zustand...

• der bewusst ausgewählt und gewünscht wird
• der durch aktives Handeln erreicht werden kann
• dessen Erreichung überprüfbar ist

Ziele sind Richtschnur und Maßstab für alle Projektaktivitäten.

Ziele sollten dreidimensional formuliert werden:

1. Inhalt: Was soll erreicht werden?
2. Ausmaß: Wie genau und mit wieviel Kraft soll das Ziel erreicht werden?
3. Zeit: Wann muss das Ziel erreicht werden?

Projektplanung

Was heißt planen?

• Das zukünftige Handeln im Projekt zu durchdenken.
• Den langen Weg zwischen Ausgangspunkt und Ziel suchen, "abzuschreiten" und in überschaubare Einheiten zu zerlegen.
• Mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das Erreichen des geforderten Ziels sicherzustellen.

Was gehört zur Projektplanung?

1. Projektstrukturplan (Was?)
2. Projektphasenplan (Welche Chronologie?)
3. Projektablaufplan (Was? Wann?)
4. Terminplan (Wann? Wer?)
5. Kapazitätsplan (Wer? Wieviel?)
6. Kostenplan (Wann? Wieviel?)
7. Qualitätsplan (Wie?)

Anmerkung: Punkt sieben "Qualitätsplan" kann auch schon zu einem früheren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Probleme, die Projekte gefährden:

• dauert länger als geplant
• Kostenrahmen wird überschritten
• keine Steuerungsverfahren
• Vorgaben und Ziele sind unklar definiert
• ständig neue Anforderungen

Projektmonitoring:

Der Lenkungsausschuss (Projektsteuerungsgremium) stellt sicher, dass die richtigen Projekte geplant werden. Der Fachausschuss (Projektausschuss) stellt sicher, dass das jeweilige Projekt richtig durchgeführt wird. Der Projektleiter plant und steuert sein Projekt.

Berichtswesen:

1. Berichtsinhalt:
   • Projektstand Soll-Ist
   • ggf. Probleme (Ursachenanalyse, Lösungsalternativen, Lösungsvorschläge)
   • Prognose des weiteren Projektverlaufes
2. Berichtsweg (durch die Struktur der Projektorganisation vorgegeben)
3. Berichtszeitpunkt:
   • Meilensteine
   • Ende von Arbeitspaketen

Eskalation: weitergeben an höhere Hierachie, wenn die eigene Kompetenz (Machtbefugnis) nicht ausreicht.
Delegation: übertragen eigener Führungs-/Management-Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiter.

Projektsteuerung:

1. Sequenzsteuerung (Teilprojekte, Arbeitspakete zeitlich verschieben; Puffersteuerung)
2. Leistungssteuerung (Förderung ungenutzter Potentiale sowie Motivation mit dem Ziel der Leistungssteigerung)
3. Wegsteuerung (schneller, besser, anders; Koordinationsaufgabe)
4. Einsatzsteuerung (höherer Ressourceneinsatz)

Wie funktioniert die Arbeitspaketbildung?

Kriterien für das "Zuschneiden" von Arbeitspaketen sind:

• ein klar definiertes Endergebnis
• eine klare Abgrenzung nach Phase und Objekt
• die inhaltliche Verantwortung durch eine Person
• ein bestmöglicher Ressourceneinsatz (qualitativ und quantitativ)
• eindeutig festgelegte Abstimmpartner

Projektorganisation

Stellenorganisation:

Die Stellenorganisation ist eine permanente Aufbauorganisation.

Kennzeichen sind:

1. Daueraufgaben
2. Stellenbeschreibung

Merkmale sind:

• Erfüllung von Daueraufgaben
• Untergliederung im Wesentlichen durch Über- und Unterordnung (hierarchisch)
• Gesamtstruktur ist permanent gültig
• unmittelbarer/fester Zusammenhang zwischen Gehalt und Stelle
• i.d.R. eine Person auf eine Stelle (gemäß Stellenplan)
• Personalentwicklung durch Karriere in der Aufbaustruktur
• Führungswechsel durch Beförderung bzw. Degradierung (begründungsbedürftig)
• Tausch von Führendem und Geführtem ist nicht vorgesehen

Rollenorganisation:

Die Rollenorganisation ist eine temporäre Projektorganisation.

Kennzeichen sind:

1. befristete Aufgaben
2. Rollenbeschreibung

Merkmale sind:

• Erfüllung von befristeten Aufgaben
• Untergliederung durch differenzierte Rollenbeziehungen (netzförmig)
• jeweils nur bestimmte Teilstrukturen in bestimmten Zeiträumen gültig (nach Maßgabe der Projektablaufplanung)
• nur mittelbarer/loser Zusammenhang zwischen Gehalt und Stelle
• häufig eine Person für mehrere Rollen gleichzeitig oder sequentiell (durch Beauftragung gemäß Projektablaufplan)
• Personalentwicklung durch Rollenwechsel von der zunächst gültigen Teilstruktur zur danach gültigen Teilstruktur
• Führungswechsel durch Auftragserteilung und -beendigung (nicht begründungsbedürftig)
• Tausch von Führendem und Geführtem durch sachlich bedingten Rollenwechsel (Mittel zur Förderung des Team-Geistes)

Wie werden die Rollen besetzt?

1. Projektleiter
   • breite Erfahrung
   • hohe Verfügbarkeit
   • maßgeblicher Einfluss gewünscht
   • "politische" Fähigkeiten
   • Führungsfähigkeiten
2. Teilprojektleiter
   • breite Erfahrung
   • hohe Verfügbarkeit
   • maßgeblicher Einfluss gewünscht
   • Führungsfähigkeiten
   • fachliche Fähigkeit
3. Projekt-Controller
   • breite Erfahrung
   • maßgeblicher Einfluss gewünscht
   • "politische" Fähigkeiten
4. Abstimmpartner
   • breite Erfahrung
   • maßgeblicher Einfluss gewünscht
   • fachliche Fähigkeit
5. Entwickler
   • hohe Verfügbarkeit
   • fachliche Fähigkeit
6. Experte
   • breite Erfahrung
   • fachliche Fähigkeit

Projektdokumentation

1. Einleitung
   • Problemstellung
   • Angestrebtes Ergebnis
   • Vorgehensweise
2. Untersuchung der Ausgangssituation (generell)
   • Verständnis
   • Begriffe
   • Bestandteile
   • Merkmale
   • generelle Anforderungen
3. Untersuchung der Situation im konkreten Anwendungsfall
   • Vorstellung des Praxispartners
   • Erhebung und Dokumentation der Ist-Situation
   • Diagnose der Ist-Situation
   • spezielle Anforderungen
4. Recherche und Untersuchung möglicher Lösungen
   • Mögliche Lösungen (A, B und C)
   • Untersuchung der Anforderungserfüllung
   • Auswahlentscheidung
5. Entwicklung der eigenen Lösung
6. Implementierung
7. Ergebnis